privacybeleid

Wet- en regelgeving

Ik volg de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is de Europese verordening die geldt voor alle lidstaten van de Europese Unie. De AVG is op 25 mei 2018 van kracht geworden en volgt daarmee de Wet bescherming persoonsgegevens op. De AVG stelt eisen aan het gebruik van informatie die tot natuurlijke personen herleidbaar is. Ik heb me te houden aan de geheimhoudingsplicht tijdens en na mijn dienstverband.

 

Inleiding Algemene Verordening Gegevensbescherming

Bij gastouderopvang het Tovertuintje ga ik zeer zorgvuldig om met de privacy van mijn kinderen, ouders en stagiaires. Dit doe ik in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Alleen gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van mijn taak en functie binnen de gastouderopvang worden verwerkt en bewaard waarbij ik een bewaartermijn in acht neem die is vastgesteld binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

Inschrijven kinderen

Als ouders besluiten hun kind bij mijn gastouderopvang in te schrijven wordt er een overeenkomst tussen de ouders en gastouderopvang het Tovertuintje opgesteld. De gegevens die hierin worden vastgelegd en bewaard, worden opgegeven door de ouders en zijn van belang om tot een goede uitvoering van de overeenkomst te komen:

 

Ouders:

Volledige naam van de ouder(s)

Adresgegevens

Telefoonnummer privé en werk

 

Kind:

Volledige naam van het kind

Geboortedatum

De tijden waarop het kind wordt opgevangen

BSN van het kind

 

Bij het opslaan van deze gegevens hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en de aanbevolen bewaartermijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Kind dossier

Zodra de opvang van start gaat wordt er een kind dossier samengesteld die van belang is voor de uitvoering van de overeenkomst met de ouders en het welzijn en welbevinden van het kind. In het kind dossier worden de volgende gegevens vastgelegd en gedurende de periode van opvang bijgewerkt:

  • Kindgegevens
  • Afspraken die met de ouders en het kind zijn gemaakt ten behoeve van de opvang
  • Eventuele verklaring medicijngebruik en het toedienen hiervan
  • Actieplan medisch handelen
  • Verslag evaluatiegesprekken met ouders
  • Documenten en gegevens die betrekking hebben op de Meldcode
  • Afspraken betreft het delen van digitale media waarop het kind te zien is

Ook hiervoor hanteer ik de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en de aanbevolen bewaartermijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

 

Bewaartermijnen

Gegevens van personen worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk. Hierbij hanteer ik de wettelijke termijnen en termijnen die door de Autoriteit Persoonsgegevens worden aanbevolen. De hier onderstaande bewaartermijnen zijn van toepassing vanaf het moment dat het kind de opvang verlaat en de overeenkomst wordt stopgezet.

 

Gegevens van de ouders

Volledige naam 7 jaar Wettelijk
BSN 7 jaar Wettelijk
De overeenkomst / contract 7 jaar Wettelijk
Financiële transacties 7 jaar Wettelijk
Adresgegevens 2 jaar Aanbevolen
Geboortedatum 2 jaar Aanbevolen
Bankrekeningnummer 2 jaar Aanbevolen
E-mailadres 2 jaar Aanbevolen
Telefoonnummer 2 jaar Aanbevolen

 

Gegevens van het kind

Volledige naam 7 jaar Wettelijk
BSN 7 jaar Wettelijk
Adresgegevens 2 jaar Aanbevolen
Geboortedatum 2 jaar Aanbevolen
Medischegegevens 2 jaar Aanbevolen
Gezondheidsgegevens 2 jaar Aanbevolen
Gegevens ontwikkeling kind 2 jaar Aanbevolen
(Dag)boek / overdracht 1 jaar Aanbevolen
Beeldmateriaal* 1 jaar Aanbevolen

 

Foto’s en video’s van kinderen zijn persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het publiceren van beeldmateriaal van kinderen op een internetpagina of op social media is een vorm van verwerken van persoonsgegevens. Dit betekent dat ik hier uiterst zorgvuldig mee omga en ook bij het delen van foto’s via een internetpagina of op social media de bewaartermijn in acht nemen.

 

Wettelijke uitwisseling van gegevens

Gastouderopvang het Tovertuintje verstrekt nooit zonder duidelijke toestemming van de ouders gegevens aan derden tenzij hier in het kader van wettelijke bepalingen reden toe is.

De opvang wordt regelmatig gecontroleerd door de GGD. Deze heeft een controlerende taak, bijvoorbeeld als het gaat om de leidster-kind ratio en het maximum aantal op te vangen kinderen. De GGD kan hierbij om de gegevens van het kind (naam en geboortedatum) vragen. Deze zal ik dan ook verstrekken.

 

 

Stagiaires

Net als bij mijn klanten ga ik zeer zorgvuldig om met de gegevens van mijn stagiaires. Hierbij werk ik conform de uitgangspunten zoals deze door de Autoriteit Persoonsgegevens worden gehanteerd.

Ik verwerk en bewaar alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor wettelijk verplichte doeleinden,

  • Gegevens worden alleen verstrekt aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst, zoals het gastouderbureau.
  • Gegevens worden nooit zonder duidelijke toestemming van de stagiaire aan derden verstrekt tenzij hier een wettelijke verplichting voor is
  • De gegevens van de stagiair worden uiterlijk 2 jaar nadat de overeenkomst is beëindigd bij ons verwijderd. Mocht hier aanleiding toe zijn, bijvoorbeeld als er sprake is van een conflict, dan kan deze termijn verlengd worden met een maximale termijn van 10 jaar.

 

Opslagsystemen

Voor het verwerken en bewaren van gegevens maak ik gebruik van een map. Alle documenten die belangrijk zijn voor de opvang zullen hierin bewaard worden. De map staat veilig op een plek waar alleen ik bij kan komen.

 

Overige afspraken

In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb ik ook extra afspraken gemaakt:

Ouders en stagiairs hebben altijd het recht om hun gegevens in te zien, aan te vullen of te beperken mits dit niet de wettelijke verplichtingen in de weg staat

Privacy gevoelige informatie wordt altijd met ouders besproken zonder dat hier andere ouders bij aanwezig zijn

Er wordt binnen de opvang nooit over elkaar gesproken en er worden onderling geen privacy gevoelige gegevens uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene

Er worden nooit privégegevens van medewerkers of gastouder verstrekt aan ouders

 

Klachten omtrent het privacybeleid

Intern klachtenbeleid

Heeft u een klacht met betrekking tot de gegevensverwerking of de uitvoering hiervan, dan kunt u in eerste instantie contact opnemen met:

Chantal,  Gastouderopvang het Tovertuintje anders het gastouderbureau Ridderroeland

 

Extern klachtenbeleid

Komt u er intern niet uit of heeft u het gevoel dat uw klacht niet serieus genomen wordt, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens

 

Aanpassing privacyverklaring

Ik behoud het recht om de tekst van deze Privacyverklaring aan te passen gelet op nieuwe ontwikkelingen en wetgeving.

Dronten, mei 2018